Не пропусти
Главная » Ваш юрист » Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) – это специальный документ, куда заносятся все факты по движению работников. Это все является основанием для оформления трудовых книжек работающих. Поэтому их фиксация имеет важность для обоих руководителя, подчиненного, поскольку определяют степень служебного положения последнего, оплату его труда соответственно.

Так как этот сброшюрованный документ представляет определенную ценность по расчету трудового стажа работника, то хранится в учреждении 75 лет независимо от переименования места или его реорганизации.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Структура заполнения

Каждая страница имеет 7 столбцов, разных по ширине; каждый из них имеет свое название:

  1. Номер. Это номер распоряжения, подлежащего регистрации.
  2. Дата. Проставляется дата написания. Шаблон унифицированных приказных форм по труду предусматривает, что пара номер дата неразделима, то есть они обычно стоят рядом.
  3. Вид. Бывает три – о приеме, об увольнении, о переводе.
  4. ФИО работника. Использовать именительный падеж, писать полностью, без сокращений.
  5. Табельный номер. Присваивается служащему при приеме.
  6. Основание. По действующему законодательству, это трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашений может быть несколько, им также присваиваются номера.



Какие приказы подлежат регистрации в журнале

Как было уже указано выше, основные типы приказов определяют отношение работника к своему рабочему месту – либо он принят на должность, либо уволен, либо переведен на другое место.

Однако перечень обязательных документов может быть расширен.

Примеры приказов, подлежащих регистрации в Журнале:

  • О премировании;
  • О предоставлении основных, дополнительных, других отпусков с сохранением зарплаты или без;
  • Об объявлении взыскания;
  • О направлении на курсы повышения квалификации с отрывом от производства;
  • Об изменении фамилии по вступлении в брак или вследствие развода;
  • Об утверждении или изменении штатного расписания;
  • О работе в праздничные дни.

Иными словами, сюда могут вноситься все приказы, касающиеся трудового статуса сотрудника. Фантазия работодателя также не ограничивается предложенным перечнем. Все эти, а также подобные им документы также «проходят» через бухгалтерию, соответственно содержат информацию, обрабатываемую и предоставляемую в ФСС, ПФР для начисления необходимых выплат.

 Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.

Журнал также удобен тогда, когда даже через много лет по истечении своей трудовой деятельности работник оформляется на пенсию, то требует сведения для подтверждения своего трудового стажа.



Тогда кадровику очень легко прочитать давно сделанные записи и составить необходимую справку.

Журнал директора

В учреждении (организации) приказы четко делятся на приказы директора и главного бухгалтера. Соответственно, каждая из групп регистрируется отдельно.

Журнал главного бухгалтера

К ним относятся такие приказы, типа «О материальной ответственности», «О проведении инвентаризации» и многие другие согласно номенклатуре дел бухгалтерии.

Крупные предприятия (заводы, фабрики) имеют, конечно, свои собственные бухгалтерии). Бывают случаи, когда бухгалтерия обслуживает несколько одинаковых по типу учреждений (организаций), например, учреждения образования в пределах одного района города.

Поэтому целесообразнее вести журналы регистрации приказов директора и главного бухгалтера отдельно с разной нумерацией-датированием, независимо от того, в одном или разных зданиях работают эти две структуры

Основные виды журналов по срокам хранения

Подразделяются на:

  1. Длительные;
  2. Краткосрочные.

Выше было сказано, что приказы по личному составу должны храниться 75 лет. Напомним, что в них отражается информация именно по личностям сотрудникам, сведения об их должностях, история переводов.

Многие кадровики предпочитают дробить приказы по личному составу, выделяя некоторые из них в отдельный регистр.

Они условно называются менее важными, их можно обозначать приказами «по кадрам». Это могут быть приказы об отпусках. Также яркий пример таких приказов – об объявлении взыскания.



Дело в том, то срок действия замечаний и выговоров длится приблизительно 6 месяцев. Потом взыскание снимается и приказ, соответственно, теряет свою юридическую силу, значимость, перестает быть значимым для директора и сотрудника. Такие распоряжения можно не хранить 75 лет. Поэтому они называются краткосрочными.

Хотя целесообразнее все же вести одну папку долгосрочных приказов, а также соответственно записывать их в одном месте.

Требования к заполнению      

  1. Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации. Наименование указывается полностью и в краткой форме в соответствии с Уставом. Также указывается дата начала ведения журнала. Когда заканчивается последняя страница журнала, а записи уже негде фиксировать, то на титульнике фиксируется дата окончания ведения журнала. Потом начинается ведение нового журнала. «Исписанный» сдается архивариусу на хранение. На этой странице также может стоять ФИО лица, ответственного за его ведение.
  2. Вести журнал может только одно лицо, уполномоченное на эти действия самим руководителем. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, специалист по кадрам, начальник отдела кадров, то есть лицо, непосредственно подчиненное начальнику учреждения. В случае отсутствия секретаря (болезнь, отпуск) директор может назначить ответственным за ведение журнала любое другое лицо, издав соответствующее письменное распоряжение. Почему удобно, когда журнал ведет один человек? – Чтобы не нарушать стиль записей. Так, заполнение граф получается более читабельным, аккуратным, ответственным. По логике, тот, кто вносил записи, должен впоследствии уметь работать с журналом, то есть уметь правильно вычитывать необходимую информацию из него. Также, руководителю легче «спросить» с конкретного подчиненного о причинах внесения некорректных записей в журнал.
  3. Все записи нумеруются в последовательном порядке. Это удобно для поиска. Вносить сведения «постфактум» нельзя. Хотя, если они все же были сформулированы ошибочно, можно сделать соответствующие пояснения, указав «неправильную» позицию: «Запись за №417 считать недействительной. Делопроизводитель Самсонова С.И. (Роспись)». При этом запрещается категорически пользоваться корректирующей жидкостью, стирательной резинкой, производить грубое зачеркивание ручкой.
  4. Факты вносятся согласно дате, то есть хронологически правильно. Например, не может быть внесена запись за определенным номером от 23.04.2014 г, если текущая – от 12.12.2015 г.
  5. ФИО работника заносятся разборчиво, без сокращений, описок в соответствии с его паспортом.



Предложения должны соответствовать содержанию приказов. Пример: у некоторых нерадивых документоведов фиксируются номера и даты распоряжений, пишется их наименование. Однако если открыть сам приказ по указанным реквизитам, то можно увидеть разночтения. То есть указано, что приказ о приеме Козлова С.С. №12 от 30.11.2015 г. зафиксирован под №19, то сам приказ посвящен переводу Петрова А.Н. с должности учителя на должность воспитателя.

Особенности защиты от внесения неправомерных изменений        

По каким-либо причинам может возникнуть потребность внесения недостоверных или пропущенных сведений в документ регистрации. Общими установленными требованиями к ведению делопроизводства это строжайше запрещено.

Защита от изъятия страниц производится за счет того, что они:

  • нумеруются;
  • прошнуровываются насквозь всего журнала;
  • их количество фиксируется на специальном бланке о конфиденциальности информации;
  • сведения скрепляются «синей» или даже сургучной печатью организации;
  • постановка подписи руководителя или другого ответственного лица.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования



Для чего нужна контрольная пломба на журнале

Уточняем, что все это делается на специальной пустой странице перед обложкой. Пломба может быть изготовлена самостоятельно или продаваться в комплекте с бланком.

На вид это прямоугольный листок бумаги с размерами приблизительно 3х6 сантиметров. На пломбе указывается количество страниц, прошнурованных, пронумерованных, скрепленных печатью. Пломба наклеивается на место фиксации прошивки. Поверх нее ставится печать учреждения таким образом, чтобы часть оттиска налагалась на пломбу, а другая ее часть – на страницу, свободную от пломбы.

Пломба может быть номерной, индикаторной, изготовленной специально на заказ или выполненной на компьютере, а потом напечатанной на обыкновенной бумаге (можно другого цвета).

Следовательно, эта пломба является индикатором того, пытался ли кто-то изменить порядок страниц официального документа, внести другие записи и т.д. Таким образом, она может использоваться разово.

На сегодняшний день типографские фирмы продают уже готовые журналы со шнуровкой, нумерацией, опломбированием, но можно провести шнуровку, а также все остальные процедуры самостоятельно, имея на руках чистый бланк журнала.

Если нет бланка, то можно в интернете образец журнала, отредактировать его в текстовом редакторе «Word», распечатать и повторить манипуляции с опломбированием.

Если бланк журнала типографского производства, то пломба содержит голографическую надпись «Опломбировано». Если ее нечаянно повредить или намеренно вскрыть, то она поменяется на «Вскрыто».



Но такой бланк стоит сравнительно недешево, но уже сейчас некоторые кадровики его покупают и используют в своей практике.

Образец журнала регистрации по личному составу

Дата приказа Номер приказа Вид приказа ФИО работника Табельный номер Основание
1 01.01.2015 1-лс (или 1-к) Прием Иванникова Светлана Игоревна 0001 Трудовой договор №1 от 0.01.2015 г.
2

Несколько практических советов:

  1. Не торопитесь заполнять! Пусть пройдет хотя бы 3 дня после издания распоряжения. Есть опасность, что руководитель передумает писать приказ либо он станет менять тип документа, либо дату;
  2. Если возникает необходимость вносить изменения, делайте это аккуратно, строго по памятке, читаемым почерком.
  3. Почаще используйте интернет-порталы, где можно задать любой вопрос специалисту в блоге и получить квалифицированный ответ.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Что собой представляет справка о составе семьи и где ее получить

Образец справки о составе семьи представляет собой одну их тех форм, которые могут понадобиться российским ...

Признание гражданина недееспособным

Признание гражданина недееспособным является сложной юридической процедурой, проводимой в соответствии с положениями ГК РФ. О ...

Можно ли приватизировать квартиру с долгами требуемые бумаги

Возможна ли приватизация квартиры с коммунальными задолженностями Присутствие задолженности по коммунальным платежам не сможет стать ...

Порядок раздела имущества при разводе по Семейному кодексу

Развод и последующий за ним раздел имущества – одно из самых проблемных и противоречивых дел, ...

Какие льготы положены за вредные условия труда?

Наверняка большинство людей мечтает о комфортных и удобных условиях труда, не связанных с вредностью для ...

Порядок исполнения по административным делам

Административное законодательство регламентирует вопросы, связанные с исполнением судебных актов по административным делам, разрешаемым судом. При ...

Образец протокола собрания жильцов многоквартирного дома как проводится собрание

Что представляет собой протокол общего собрания Перед собранием составляется протокол, если хотя бы один пункт ...

Материнский капитал отменят в 2017? Новости о том, до какого года будут платить мат капитал

Многие семьи, имеющие двух и более детей, интересует вопрос, до какого года можно оформить и ...

Считаем убытки: какой должна быть правильная оценка ущерба от залива квартиры для суда

Крайне неприятная ситуация: вас затопили верхние соседи. Или ветхий стояк, за который отвечает управляющая компания, ...

Особенности и правила развода при наличии детей

Содержание Как развестись, если есть дети? Особенности процедуры при наличии несовершеннолетнего ребенка Особенности и правила ...

Земельные участки для ветеранов боевых действий инструкция по получению

Законодательная база В соответствии с Федеральным законом №5-Ф3, ветераны имели возможность получить земельный участок под ...

Что подразумевает под собой государственная регистрация заключения брака?

Лица, которые собираются узаконить собственные отношения, часто интересуются касательно правовых моментов регистрации брака. Чтобы разобраться ...

Взыскание заработной платы с работодателя в порядке искового производства

Работник в трудовых отношениях фактически является более слабой и менее защищенной стороной по сравнению со ...

Медицинская справка для водителя, сроки действия и назначение

 Сроки действия Теперь переходим к одному из самых обсуждаемых вопросов – сроку действия. В различных ...

Продажа квартиры: когда налог платить не надо

В 23 главе Налогового Кодекса Российской Федерации четко прописано, что доходы физических лиц облагаются налогом. ...

Процедура банкротства физического лица основные факторы

Рост финансового кризиса, валютной нестабильности и безработицы повлияли на образование задолженности населения перед кредиторами. Новый ...

Календарь праздников и официальных выходных на 2016 год

В 2016 году запланировано немало праздников, которые в России будут отмечаться официально. На какие конкретные ...

Когда возможно увольнение сотрудника без отработки двух недель

Существуют причины, по которым работникам приходится покидать даже любимую и хорошо оплачиваемую работу. Некоторые жизненные ...

Как и зачем нужно проводить процедуру приватизации квартиры?

Смысл приватизации квартиры заключается в том, что права собственности на квартиру переходят от государства к ...

Объявления о несостоятельности в газете Коммерсант этапы процедуры банкроства

Этапы процедуры банкротства Процесс признания юридического лица несостоятельным достаточно сложен. Для получения полной картины в ...

Какие документы нужны для оформления ипотеки на квартиру?

Оформить кредит на покупку недвижимости — ответственное решение. Перед тем, как купить квартиру с привлечением ...

Как оформить дом по дачной амнистии основные преимущества

Оформление права владения на участок и располагающиеся на них строительные объекты, стало возможно после вступления ...

Алименты на ребенка: как отказаться и стоит ли это делать?

Алиментные обязательства — это обязанность родителей материально обеспечивать и содержать собственного ребенка. Но, нередко возникают ...

Какие документы нужны для развода: собираем перечень по порядку

Совместное проживание женщины и мужчины без заключения брака,– фактический («гражданский») брак – в правовом отношении ...

Рейтинг@Mail.ru